Sitzungsprotokolle künftig über KI erstellt
Gemeinderat gibt grünes Licht für Verwendung Künstlicher Intelligenz
Grünes Licht für die Künstliche Intelligenz (KI): Über die Einführung einer KI-Software zur Transkription und Protokollierung von Gemeinderatssitzungen haben die Stadträte von Philippsburg befunden. Am Ende folgten sie, bis auf eine Ausnahme, dem Beschlussvorschlag, die Ausführungen zur Kenntnis zu nehmen und die Einführung der KI-Lösung „SpeechMind“ zu genehmigen. Auch stimmten sie der Erstellung von Stimmenprofilen zu.
Was sind die Gründe? Die Erstellung von Sitzungsprotokollen sei stets mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden, hieß es in der Verwaltungsvorlage. Zur Entlastung der Geschäftsstelle bei der Protokollierung sollte deshalb eine KI-gestützte Lösung eingeführt werden. Der Rathaus-Fachbereich „IT/ Digitalisierung/Prozessmanagement“ hat verschiedene Lösungen geprüft. Dabei überzeugte die KI-Lösung „SpeechMind“ insbesondere durch ihre Wirtschaftlichkeit und Qualität der erzeugten Protokolle, so Kämmerer Tobias Kammerer.
SpeechMind ist eine Transkriptionssoftware, die sich auf den kommunalen Bereich, insbesondere die Protokollierung von Gemeinderatssitzungen, spezialisiert hat, wurde vorgetragen. Deutschlandweit werde sie bereits in rund 300 Städten und Gemeinden genutzt. Erfahrungswerte zeigen, so Kammerer, dass eine Zeitersparnis von 50 Prozent zustande kommen könne.
Wie sieht die Handhabung aus? Für die Nutzung von SpeechMind wird eine Tonaufnahme der Gemeinderatssitzung in die Cloud des Anbieters hochgeladen. Dort wird das gesprochene Wort zunächst mittels KI automatisiert in Text umgewandelt und anschließend mit Hilfe eines weiteren KI-Modells zu einem Protokoll verarbeitet.
Beim Erstellen von Protokollen mit SpeechMind müssen die einzelnen Wortbeiträge zunächst den jeweiligen Sprechern zugeordnet werden. Dies erfolgt grundsätzlich manuell durch die Geschäftsstelle. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren, besteht die Möglichkeit, sogenannte Stimmenprofile anzulegen. Dabei werden Stimmen bestimmten Personen zugeordnet und können für zukünftige Sitzungen wiederverwendet werden. Dadurch kann die Zuordnung der Sprecher bei weiteren Protokollen automatisiert und deutlich erleichtert werden.
Aufgrund der datenschutzrechtlichen und organisatorischen Auswirkungen soll der Gemeinderat frühzeitig und transparent eingebunden werden. SpeechMind setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ein. Um den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten, sollte die Änderung der Geschäftsordnung vorrangig angestrebt werden.
Eine deutliche Vereinfachung sieht Hans Gerd Coenen (CDU), von einer Entlastung für die Verwaltung sprach Jasmine Kirschner (LDP). Zustimmung gab es auch von Christopher Moll (FW) und Markus Weber (AfD). Das einzige Nein kam von Peter Steinel (Uli), der auch das Nein seiner nicht anwesenden Schwester und Uli-Kollegin ankündigte.
W. Schmidhuber